La location d’un photocopieur est un contrat de prêt temporaire d’imprimantes ayant la capacité de faire des copies en échange d’une redevance mensuelle plus un coût variable en fonction du nombre de pages imprimées. Si vous envisagez de louer une photocopieuse, vous devez tenir compte ces conseils :
Photocopieuses ou imprimantes ?
Dans le passé, nous avions l’habitude d’appeler les photocopieurs des équipements de bureau encombrants, dotés d’une grande capacité d’impression de copies. Ils se distinguaient des imprimantes, qui étaient plus petites.
L’endroit où se trouvait la photocopieuse était autrefois le lieu de rencontre du bureau. En effet, non seulement il fallait attendre son tour, mais ils étaient aussi très lents à cracher la première copie.
La convergence entre le photocopieur et l’imprimante s’est produite lorsque les imprimantes sont devenues populaires. Plus personne ne fait payer de supplément pour permettre l’impression sur une photocopieuse. Et on ne devrait plus les appeler des photocopieurs. Ils devraient simplement être appelés imprimantes multifonctions.
Quel format de papier ?
La première tentation lors de la location d’un photocopieur est de demander une machine qui fait à la fois des photocopies A4 et A3. Même si vous n’utilisez pas de grands formats de papier.
Le coût d’un photocopieur A3 est plus élevé que celui d’un format A4. En fait, il est beaucoup plus élevé. Une imprimante multifonction A4 performante peut coûter jusqu’à mille euros. Les mêmes performances sur une imprimante A3 peuvent coûter trois fois ce prix.
Si vous ne voulez pas payer le prix d’une formule pour vous déplacer en ville, la première chose à vous demander est le format papier. Si vous n’avez pas eu besoin de faire de copies A3 au cours du dernier mois, il vaut mieux y aller doucement. La meilleure chose à faire est de choisir un copieur A4.
Couleur ou noir et blanc ?
Les impressions en couleur sont plus attrayantes que les impressions monochromes. Mais le coût d’une imprimante couleur multifonction est plus élevé que celui d’une imprimante monochrome.
Le coût par page d’une impression couleur est également plus élevé que celui d’une impression monochrome. Chaque fois que vous imprimez en couleur un document que vous auriez pu imprimer en noir, vous dépensez entre 5 et 10 cents de plus. Et c’est encore pire.
De plus, les impressions monochromes réalisées sur une imprimante couleur sont généralement plus chères.
Si vous devez produire des brochures ou des documents contenant des images ou des logos en couleur, optez pour la couleur. Mais si vous faites beaucoup d’impressions monochromes, faites le calcul : soit une imprimante monochrome, soit deux imprimantes, dont une uniquement pour la couleur.
Copies à inclure dans la location de l’imprimante
Le coût par page dépend de l’équipement. En règle générale, les imprimantes bas de gamme sont moins chères mais ont un coût par page plus élevé que les imprimantes à grand volume.
Comme la plupart des choses dans la vie, il faut trouver un compromis optimal : une imprimante suffisamment professionnelle pour que vous n’obteniez pas de copies coûteuses. Cependant, ce n’est pas trop professionnel, car ce que vous ne dépensez pas en copies, vous le dépensez en amortissement du photocopieur.
En bref, vous devez obtenir le coût total de l’impression, y compris l’amortissement de la machine, soit le plus bas possible.